¿Cómo escribir un correo electrónico profesional en 5 pasos?
Para la mayoría de nosotros, el correo electrónico es la forma más común, por lo que es importante hacerlo bien. Aunque los correos electrónicos generalmente no son tan formales como...
Para la mayoría de nosotros, el correo electrónico es la forma más común, por lo que es importante hacerlo bien. Aunque los correos electrónicos generalmente no son tan formales como las cartas, aún deben ser profesionales para presentar una buena imagen de uno mismo y de la empresa.
Para escribir un correo electrónico formal sigue estos 5 pasos simples para asegurarte de que sea perfectamente profesional.
1. Empieza con un saludo
Siempre se debe iniciar al escribir un correo electrónico con un saludo, como “Querida Lillian”. Si la relación con el lector es formal, usa el “Estimado señor Pérez“. Si la relación es más informal, simplemente puedes decir “Hola Mariana“. Si no sabe el nombre de la persona a la que está escribiendo, utiliza: “A quien corresponda” o “Estimado señor/ señora“.
2. Gracias al destinatario
Si estás respondiendo a una consulta de un cliente, debes comenzar con una línea de agradecimiento. Por ejemplo, si alguien tiene una pregunta sobre tu compañía, puedes decir: “Gracias por contactar a la Compañía“. Si alguien ha respondido a uno de tus correos electrónicos, asegúrate de decir: “Gracias por su pronta respuesta“o “Gracias por llamarme”. Agradecer al lector lo tranquiliza y te hará parecer más educado.
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3. Declara tu propósito
Si está iniciando la comunicación por correo electrónico, puede ser imposible incluir una línea de agradecimiento. En su lugar, comienza por indicar tu propósito. Por ejemplo, “Estoy escribiendo para preguntar sobre” o “Estoy escribiendo en referencia a“.
Tu propósito debe quedar claro desde el principio en el correo electrónico, y luego pasar al texto principal de tu correo electrónico.
Recuerda, las personas desean leer los correos electrónicos rápidamente, así que las oraciones son cortas y claras. También deberás prestar mucha atención a la gramática, la ortografía y la puntuación para presentar una imagen profesional.
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4. Agrega comentarios finales
Antes de finalizar tu correo electrónico, es educado agradecer al lector una vez más y agregar algunos comentarios de cierre que sean cortés. Puedes comenzar con “Gracias por su paciencia y cooperación” o “Gracias por su consideración“ y luego continúa con “Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en avisarme“.
5. Concluye con un cierre
El último paso es incluir un cierre apropiado con tu nombre y “Saludos cordiales“, “Atentamente” y “Gracias”. Evite los cierres tales como “Los mejores deseos” o “Saludos” a menos que seas buen amigo del lector.
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Finalmente, antes de presionar el botón de enviar, revisa y revisa la ortografía de tu correo electrónico una vez más para asegurarte de que sea realmente perfecto.
Con información de Alto Nivel